Mit dem wachsenden Datenvolumen verlieren Unternehmen zunehmend die Kontrolle darüber, wo Informationen gespeichert werden, wer Zugriff darauf hat und wie lange sie verarbeitet werden sollen. Dokumente, Dateien und Nachrichten werden in verschiedenen Systemen erstellt, und das Fehlen einheitlicher Regeln führt zu einem Informationschaos, dem Risiko von Datenschutzverletzungen und Compliance-Problemen. In diesem Zusammenhang hört Information Governance auf, ein theoretisches Konzept zu sein und wird zur Grundlage für eine sichere und strukturierte Datenverwaltung in einem Unternehmen.
Wichtigste Schlussfolgerungen
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Fehlende Regeln für die Informationsverwaltung erhöhen rechtliche und sicherheitstechnische Risiken
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Daten sollten während ihres gesamten Lebenszyklus verwaltet werden
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Information Governance verbindet Sicherheit, Compliance und Information Governance
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Klare Regeln erleichtern die Arbeit der Teams und reduzieren das Chaos
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Effektive Datenverwaltung erfordert technologische Unterstützung
Inhaltsverzeichnis
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Was ist Information Governance und warum ist sie wichtig?
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Informationschaos als reale Bedrohung für Unternehmen
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Lebenszyklus von Unternehmensinformationen
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Die Rolle der Information Governance bei der Datensicherheit
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Information Governance und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
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Häufig gestellte Fragen
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Zusammenfassung
Was ist Information Governance und warum ist sie wichtig?
Information Governance ist eine Reihe von Prinzipien, Prozessen und Instrumenten, die regeln, wie Informationen in einer Organisation erstellt, gespeichert, verwendet und entsorgt werden. Ihr Ziel ist es nicht, den Zugang zu Daten zu beschränken, sondern zu gewährleisten, dass Informationen auf sichere, konforme und geschäftseffiziente Weise verwendet werden.
In der Praxis bedeutet dies klare Regeln darüber, welche Daten wie lange gespeichert werden, wer sie verwenden darf und wann sie gelöscht oder archiviert werden sollten.
Informationschaos als reale Bedrohung für Unternehmen
Das Fehlen einheitlicher Regeln führt zu Datenüberlastung, doppelten Dokumenten und unkontrolliertem Zugriff auf Informationen. Ein solches Informationschaos erschwert die Arbeit, erhöht die Kosten für die Datenspeicherung und steigert das Risiko von Informationsverlusten. Darüber hinaus ist ein Unternehmen im Falle eines Audits oder eines Sicherheitsvorfalls oft nicht in der Lage, schnell festzustellen, wo sich bestimmte Daten befinden.
Information Governance hilft dabei, Informationsressourcen zu organisieren und wieder unter Kontrolle zu bringen.
Lebenszyklus von Unternehmensinformationen
Jede Information in einem Unternehmen hat einen Lebenszyklus – von ihrer Erstellung über ihre aktive Nutzung bis hin zu ihrer Archivierung oder Löschung. Durch eine bewusste Verwaltung dieses Zyklus ist es möglich, die Speicherung überflüssiger Daten zu reduzieren und das Risiko einer unbefugten Nutzung zu verringern.
Effektive Information Governance legt fest, wie lange Daten benötigt werden, wann sie ihren Geschäftswert verlieren und wie sie sicher entsorgt werden sollten.
Die Rolle der Information Governance bei der Datensicherheit
Bei der Datensicherheit geht es nicht nur um technischen Schutz. Genauso wichtig ist es, festzulegen, wer sie nutzen darf und zu welchem Zweck. Information Governance fördert die Sicherheit, indem der Zugriff auf Informationen auf diejenigen beschränkt wird, die sie tatsächlich benötigen.
Lösungen angeboten von Gimmal unterstützen Organisationen bei der Automatisierung von Richtlinien zur Informationsverwaltung und helfen dabei, Sicherheits- und Datenaufbewahrungsrichtlinien in der Praxis durchzusetzen.
Information Governance und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Aufgrund zunehmender gesetzlicher Anforderungen müssen Unternehmen genau wissen, welche Daten sie zu welchem Zweck verarbeiten. Information Governance hilft Ihnen dabei, Ihre Verpflichtungen in Bezug auf Datenschutz, Audits und Dokumentenaufbewahrung zu erfüllen. Klare Regeln und Prozessautomatisierung erleichtern die Vorbereitung auf Audits und die Beantwortung von Datenanfragen erheblich.
Häufig gestellte Fragen
Gilt Information Governance nur für große Unternehmen?
Nein, das Problem des Informationschaos betrifft Organisationen jeder Größe.
Ist es kompliziert, die Grundsätze der Information Governance umzusetzen?
Der Prozess erfordert Planung, aber moderne Tools vereinfachen ihn erheblich.
Schränkt Information Governance den Zugang zu Daten ein?
Nein, es geht darum, den richtigen Zugang zur richtigen Zeit zu ermöglichen.
Zusammenfassung
Information Governance ist die Grundlage für eine sichere und strukturierte Datenverwaltung in einem modernen Unternehmen. Klare Richtlinien, Kontrolle des Lebenszyklus von Informationen und technologische Unterstützung verringern Risiken, erhöhen die Compliance und verbessern die Effizienz. In einer Welt der Datenflut wird informierte Information Governance zu einem unverzichtbaren Bestandteil der Strategie eines jeden Unternehmens.
