Unternehmen sammeln heute Daten in einem Ausmaß, das schon lange die Fähigkeit übersteigt, diese manuell zu organisieren. Verträge, Rechnungen, Projektdokumente und Korrespondenz landen in Systemen, Ablagen und Postfächern und verursachen ein Informationschaos, das Zeit und Geld kostet und das Unternehmen einem rechtlichen Risiko aussetzt. Die Lösung ist die automatische Datenklassifizierung, die von Gimmal implementiert wird.
Wichtigste Schlussfolgerungen
- Die Datenklassifizierung ist der Prozess der Zuweisung von Kategorien, Etiketten und Verwaltungsrichtlinien für Dokumente.
- Gimmal automatisiert die Klassifizierung auf der Grundlage von Inhalten, Metadaten und Geschäftsregeln
- Die korrekte Klassifizierung ist eine Voraussetzung für eine effektive Verwaltung der Aufbewahrung und die Einhaltung von RODO
- Gimmal lässt sich mit Microsoft 365, SharePoint und anderen Dokumentenspeichern integrieren
- Automatisierung eliminiert menschliche Fehler und reduziert den Zeitaufwand für die Organisation von Informationsressourcen
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Datenklassifizierung und warum ist sie wichtig?
- Die wichtigsten Herausforderungen bei der Verwaltung nicht klassifizierter Dokumente
- Wie setzt Gimmal die automatische Klassifizierung um?
- Integration mit Microsoft 365 und SharePoint
- Einstufung versus Aufbewahrung und Einhaltung von RODO
- Beispiele für Anwendungen in verschiedenen Sektoren
- FAQ
- Zusammenfassung
Was ist Datenklassifizierung und warum ist sie wichtig?
Unter Datenklassifizierung versteht man den Prozess der systematischen Zuweisung von Etiketten, Kategorien und Verwaltungsrichtlinien für Dokumente und Dateien auf der Grundlage ihres Inhalts, ihrer Sensibilität und ihres Geschäftswerts. Wenn die Klassifizierung gut durchgeführt wird, kann ein Unternehmen wissen, welche Daten es besitzt, wo sie sich befinden und wie lange sie aufbewahrt werden sollten.
Ohne Klassifizierung ist das Informationsmanagement wie die Arbeit in einem Lagerhaus ohne Etiketten – Sie wissen, dass etwas da ist, aber Sie wissen nicht, was, wo oder ob es gebraucht wird. Die Folgen sind nicht nur betriebliche Ineffizienz, sondern auch echte Risiken: Daten länger aufzubewahren als gesetzlich vorgeschrieben, Dokumente für Audits nicht finden zu können und im schlimmsten Fall gegen Datenschutzgesetze zu verstoßen.
Die wichtigsten Herausforderungen bei der Verwaltung nicht klassifizierter Dokumente
Unternehmen ohne systematische Klassifizierung stehen vor mehreren wiederkehrenden Problemen. Das erste ist die Streuung der Daten – Dokumente derselben Kategorie landen in verschiedenen Ordnern, Systemen und Postfächern, ohne jegliche Ordnung. Das zweite ist das Problem der Duplikate und Versionen – ohne ein einheitliches Klassifizierungssystem ist es schwierig zu bestimmen, welche Datei die aktuelle ist.
Das dritte und oft kostspieligste Problem ist die Unfähigkeit, rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen. Wenn eine Aufsichtsbehörde oder ein Gericht Unterlagen bis zu einem bestimmten Datum verlangt, muss ein nicht klassifiziertes Unternehmen Gigabytes von Daten manuell überprüfen – das ist kostspielig, zeitaufwändig und fehleranfällig.
Wie setzt Gimmal die automatische Klassifizierung um?
Gimmal analysiert den Inhalt und die Metadaten von Dokumenten und vergleicht sie mit den definierten Geschäftsregeln und der Taxonomie des Unternehmens. Auf dieser Grundlage ordnet es den Dokumenten automatisch Etiketten, Kategorien und Verwaltungsrichtlinien zu – ohne dass ein manuelles Eingreifen der Benutzer erforderlich ist.
Die Plattform unterstützt die Klassifizierung in Echtzeit (wenn ein Dokument erstellt oder importiert wird) und die nachträgliche Klassifizierung vorhandener Assets. Die Klassifizierungsregeln können auf Schlüsselwörtern, Mustern (z.B. Kreditkartennummern, PESEL), Dokumenttypen, Autoren oder Organisationseinheiten basieren.
Integration mit Microsoft 365 und SharePoint
Einer der Hauptvorteile von Gimmal ist seine tiefe Integration in das Microsoft-Ökosystem. Die Plattform erweitert die nativen Funktionen von SharePoint und Microsoft 365 um fortschrittliche Klassifizierungs- und Aufbewahrungsmanagementfunktionen, die die Standardtools von Microsoft für anspruchsvolle Unternehmensumgebungen nicht ausreichend bieten.
In SharePoint klassifizierte Dokumente werden automatisch mit entsprechenden Aufbewahrungs- und Löschungsrichtlinien, Sensibilitätskennzeichnungen und Zugriffsberechtigungen versehen – alles entsprechend der zentral verwalteten Taxonomie des Unternehmens. Die Benutzer arbeiten in vertrauten Tools, ohne sich des im Hintergrund laufenden Klassifizierungssystems bewusst zu sein.
Klassifizierung versus Aufbewahrung und Einhaltung von RODO
Die Klassifizierung von Daten ist eine Voraussetzung für eine effektive Verwaltung der Aufbewahrungsfristen – d.h. der Prozess der Bestimmung, wie lange ein Dokument aufbewahrt werden sollte. Die RODO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nicht länger aufbewahrt werden dürfen, als für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist. Ohne zu wissen, welche Daten die Organisation besitzt und wo sie sich befinden, ist es unmöglich, diese Anforderung zu erfüllen.
Gimmal wendet automatisch Aufbewahrungszeitpläne auf klassifizierte Dokumente an, leitet vor der Löschung Überprüfungsprozesse ein und erstellt eine nachprüfbare Historie für jeden Dokumentenvorgang. Es geht nicht nur um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern um eine echte Reduzierung der Kosten für die Datenaufbewahrung.
Beispiele für Anwendungen in verschiedenen Sektoren
Im Finanzsektor klassifiziert Gimmal Kreditverträge, KYC-Dokumente und behördliche Korrespondenz und weist ihnen die von der FSA und anderen Aufsichtsbehörden geforderten Aufbewahrungsfristen zu. Im öffentlichen Sektor automatisiert Gimmal die Klassifizierung von offiziellen Dokumenten gemäß den Anweisungen der Behörden. Im Gesundheitswesen kennzeichnet es medizinische Unterlagen gemäß den Anforderungen von RODO und Branchenvorschriften.
FAQ
Erfordert Gimmal die manuelle Kennzeichnung von Dokumenten durch die Benutzer? Nein – die Klassifizierung erfolgt automatisch auf der Grundlage von Regeln. Benutzer können sie korrigieren, müssen dies aber nicht veranlassen.
Wie lange dauert es, bestehende Ressourcen nachträglich zu klassifizieren? Hängt von der Datenmenge ab. Gimmal unterstützt die Massenklassifizierung im Hintergrund, ohne die Benutzer zu unterbrechen.
Funktioniert Gimmal nur mit Microsoft 365? Nein – die Plattform lässt sich auch mit anderen Repositories, ECM-Systemen und Dokumentenmanagement-Lösungen integrieren.
Ist die Gimmal-Klassifizierung für die Besonderheiten der Branche konfigurierbar? Ja – die Taxonomie und die Klassifizierungsregeln sind vollständig anpassbar und können die Struktur und die Anforderungen einer bestimmten Organisation widerspiegeln.
Zusammenfassung
Automatische Datenklassifizierung ist kein Luxus, sondern eine betriebliche und rechtliche Notwendigkeit für jede Organisation, die große Mengen an Dokumenten verwaltet. Gimmal bietet Tools, die diese Klassifizierung auf automatisierte, skalierbare Weise durchführen und vollständig in das Microsoft 365-Ökosystem integriert sind. So können Unternehmen die Kontrolle über ihre Informationen zurückgewinnen und ihre gesetzlichen Verpflichtungen erfüllen, ohne die IT-Teams zu überlasten.
