Was ist die Archivverwaltung?

Die Aktenverwaltung vor Ort ist ein ein moderner Ansatz für das Dokumenten- und Informationsmanagement in Unternehmen. Das bedeutet, dass Dokumente nicht mehr in getrennte Ablagen verschoben werden müssen, sondern dort verwaltet werden können, wo sie gespeichert und täglich verwendet werden. Die Lösung sorgt für mehr Produktivität und Datensicherheit und ermöglicht es Unternehmen, die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen an die Datenspeicherung und den Datenschutz zu erfüllen.

Das Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist die Archivverwaltung?
2. Warum ist die Aktenverwaltung vor Ort wichtig?
3. Vorteile der Aktenverwaltung vor Ort
4. Wie funktioniert die Aktenverwaltung vor Ort?
5. Tools zur Unterstützung der Archivverwaltung vor Ort
6. Herausforderungen der Archivverwaltung vor Ort
7. Bewährte Praktiken bei der Implementierung der Archivverwaltung vor Ort
8. Häufig gestellte Fragen

Was ist die Archivverwaltung?

Die Vor-Ort-Verwaltung von Unterlagen bezieht sich auf eine Strategie, die es Organisationen ermöglicht, Dokumente, Daten und Unterlagen zu verwalten, ohne dass diese in spezielle Aufbewahrungsorte oder Archive gebracht werden müssen. Stattdessen findet die Verwaltung direkt an den Orten statt, an denen die Daten erzeugt und gespeichert werden.

Wenn beispielsweise Dokumente in einem gemeinsamen System wie SharePoint erstellt und gespeichert werden, können Benutzer diese Dokumente verwalten (Metadaten zuweisen, klassifizieren, Aufbewahrungsfristen festlegen), ohne sie in externe Systeme kopieren zu müssen.

Warum ist die Aktenverwaltung vor Ort wichtig?

In einer Zeit des rasanten Datenwachstums und der immer komplexeren Vorschriften zum Datenschutz und zur Wahrung der Privatsphäre ist die Datensatzverwaltung vor Ort zu einem Schlüsselelement der Informationsstrategien von Unternehmen geworden. Die Speicherung und Verwaltung von Daten dort, wo sie verwendet werden, hilft Unternehmen:

• Minimieren Sie die Risiken, die mit Datenverlust oder Sicherheitsverletzungen verbunden sind.
• Steigern Sie die betriebliche Effizienz, indem Sie die Notwendigkeit der Übertragung und Vervielfältigung von Dokumenten reduzieren.
• Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen, einschließlich RODO oder HIPAA.

Vorteile der Aktenverwaltung vor Ort

Sparen Sie Zeit und Ressourcen

Einer der Hauptvorteile der Aktenverwaltung vor Ort ist die Einsparung von Zeit und Ressourcen. Die Mitarbeiter müssen keine Zeit mehr damit verbringen, Dokumente in spezielle Ablagen zu übertragen oder Dokumentensicherungen an verschiedenen Orten zu verwalten.

Stattdessen können Dokumente direkt auf den Systemen verwaltet werden, auf denen sie ursprünglich erstellt wurden, so dass dies nicht mehr erforderlich ist:

• Datenvervielfältigung.
• Verschieben großer Dateien zwischen verschiedenen Systemen.
• Einschränkung des Zugriffs auf Dokumente in verschiedenen Phasen ihres Lebenszyklus.

Verbesserung der Datensicherheit

Heutzutage werden Cyber-Bedrohungen wie Ransomware und Malware immer häufiger. Datensicherheit ist eine Priorität, und die Aktenverwaltung vor Ort kann dabei helfen:

• Verringerung des Risikos von Datenverlusten – Daten werden dort gespeichert, wo sie erstellt wurden. Dies minimiert die Anzahl der Orte, an denen sie dupliziert und potenziell gefährdet werden können.
• Zugriffsverwaltung – einfachere Verwaltung der Datenrechte, einschließlich der Möglichkeit, den Zugriff für nicht autorisierte Benutzer zu sperren.

Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften

Immer mehr Vorschriften, wie z.B. RODO (die Allgemeine Datenschutzverordnung), verlangen von Unternehmen, Daten auf bestimmte Weise zu verwalten. Die Aktenverwaltung vor Ort ermöglicht es Unternehmen, diese Anforderungen zu erfüllen, ohne dass komplexe Datenoperationen erforderlich sind.

Unternehmen müssen oft genaue Aufzeichnungen über ihre Datenspeicherung und -verarbeitung führen. Die Aktenverwaltung vor Ort vereinfacht diesen Prozess und ermöglicht Prüfung und Kontrolle von Dokumenten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Aufbewahrung und Entsorgung von Daten.

Wie funktioniert die Aktenverwaltung vor Ort?

In der Praxis Aktenverwaltung vor Ort basiert auf dem Einsatz fortschrittlicher Technologien und Software, die eine Kontrolle der Dokumente dort ermöglichen, wo sie verwendet werden. Diese Systeme sind mit anderen Arbeitsinstrumenten wie Dokumentenmanagementsystemen (DMS) oder Tools für die Zusammenarbeit im Team integriert.

Wichtige Funktionen zur Verwaltung von Unterlagen sind vorhanden:

• Indizierung von Dokumenten: automatische Zuweisung von Metadaten und Etiketten zu Dokumenten, um deren spätere Wiederauffindung und Klassifizierung zu erleichtern.
• Versionskontrolle: Möglichkeit, verschiedene Versionen von Dokumenten zu verwalten und die von Benutzern vorgenommenen Änderungen zu verfolgen.
• Festlegung der Lebenszyklen von Dokumenten: Zuweisung von Zeiträumen, in denen Dokumente aufbewahrt werden müssen, sowie von Zeiträumen, in denen sie entsorgt werden können.
• Verwaltung von Berechtigungen: Kontrolle darüber, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente hat und welche Operationen mit ihnen durchgeführt werden können.

Tools zur Unterstützung der Archivverwaltung vor Ort

Software für die Dokumentenverwaltung

Unternehmen verwenden zunehmend Software, die speziell für die Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen vor Ort entwickelt wurde. Einige der beliebtesten Lösungen sind:

• Microsoft SharePoint – ein beliebtes Tool für die Zusammenarbeit, Klassifizierung und Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten.
• Alfresco – eine Open-Source-Plattform für die Verwaltung von Unternehmensinhalten und Dokumenten.
• M-Files – ein Tool, mit dem Sie Dokumente automatisch dort klassifizieren und verwalten können, wo Sie sie erstellen.

Systeme zur Verwaltung von Inhalten

Content Management Systeme (CMS) bieten auch Funktionen zur Unterstützung der Verwaltung von Unterlagen vor Ort. Zum Beispiel:

• WordPress – ein beliebtes CMS, das mit Add-ons die Verwaltung von Dokumenten und Daten direkt auf der Website ermöglicht.
• Drupal – eine fortschrittlichere CMS-Plattform, die die Dokumentenverwaltung mit anderen Website-Funktionen integriert.

Herausforderungen der Archivverwaltung vor Ort

Trotz ihrer vielen Vorteile bringt die Aktenverwaltung vor Ort auch einige Herausforderungen mit sich:

• Komplexität der Verwaltung – die Implementierung der Aktenverwaltung vor Ort erfordert eine komplexe Konfiguration von Systemen, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt klassifiziert und gesichert werden.
• Sicherheit – diese Lösung kann zwar die Datensicherheit verbessern, erfordert aber auch zusätzliche Maßnahmen wie eine Firewall, ein VPN-Programm oder fortschrittliche Überwachungssysteme für Computernetzwerke.
• Zusammenarbeit im Team – zu viele Content-Management-Systeme können zu einem Chaos in der Dokumentenverwaltung führen. Daher ist es wichtig, die Tools auszuwählen, die den Anforderungen des Unternehmens am besten entsprechen.

Bewährte Praktiken bei der Implementierung der Archivverwaltung vor Ort

Analyse der Bedürfnisse des Unternehmens

Bevor ein Unternehmen beschließt, eine Vor-Ort-Archivverwaltung einzuführen, sollte es seinen Bedarf und seine bestehende IT-Infrastruktur sorgfältig analysieren. Es ist wichtig, Elemente wie zum Beispiel folgende zu berücksichtigen:

• Anzahl der Dokumente, die sich im Besitz des Unternehmens befinden.
• Arten der zu verwaltenden Dokumente und Aufzeichnungen.
• Die Komplexität der mit der Dokumentation verbundenen Geschäftsprozesse.

Die Wahl der richtigen Software

Je nach Art des Unternehmens sollten Unternehmen die Investition in eine spezielle Software wie Alfresco, M-Files oder Checkmk in Betracht ziehen. Es ist wichtig, dass die Software skalierbar und flexibel ist, um die IT-Infrastruktur weiter auszubauen.

Gewährleistung der Datensicherheit

Die Sicherheit des Netzwerks und der gespeicherten Daten ist eine Priorität. Unternehmen sollten Lösungen wie eine Web-Firewall, ein VPN-Top und eine Antiviren-Software implementieren. Die besten Antivirenprogramme wie Bitdefender oder Norton bieten fortschrittlichen Schutz vor Malware und Cyberangriffen.

Regelmäßige Mitarbeiterschulungen

Die effektive Verwaltung von Unterlagen an diesem Standort erfordert eine regelmäßige Schulung der Mitarbeiter in:

• Verwendung von Tools zur Dokumentenverwaltung.
• Befolgung der Sicherheitsrichtlinien.
• Sensibilisierung für Bedrohungen wie Ransomware und Malware.

Häufig gestellte Fragen

1. Ist die Aktenverwaltung vor Ort für jedes Unternehmen geeignet?

Ja, die Lösung kann in den meisten Unternehmen implementiert werden, unabhängig von ihrer Größe. Der Schlüssel liegt jedoch darin, die Tools und Prozesse an die Besonderheiten des Unternehmens anzupassen.

2. Gibt es kostenlose Tools zur Verwaltung von Aufzeichnungen vor Ort?

Ja, es gibt Open-Source-Tools wie Alfresco, die kostenlose Optionen bieten. Für größere Unternehmen, die erweiterte Funktionen benötigen, sind jedoch kostenpflichtige Lösungen zu empfehlen.

3. Was sind die Hauptrisiken, die mit der Verwaltung von Unterlagen vor Ort verbunden sind?

Die größten Bedrohungen sind Cyberangriffe, Malware und menschliches Versagen. Für Unternehmen ist es wichtig, in die IT-Sicherheit zu investieren, einschließlich fortschrittlicher Antiviren-Software und Mitarbeiterschulungen.

4. Erfordert die Archivverwaltung vor Ort eine große Investition?

Nicht immer. Vieles hängt von der Größe des Unternehmens und seinen Bedürfnissen ab. Kleine Unternehmen können einfache Tools ohne große Kosten implementieren, während größere Organisationen möglicherweise fortschrittlichere Systeme und Lösungen benötigen.

5 In welchen Branchen wird die Aktenverwaltung am ehesten vor Ort eingesetzt?

Die häufigsten Branchen sind IT, Finanzen, Versicherungen und der öffentliche Sektor, die strenge Vorschriften zur Datenspeicherung einhalten müssen.